¶ Nieuwsbrieven voor jullie lokale groep of gemeenschapsgroep
XR CRM biedt jouw groep de mogelijkheid om nieuwsbrieven te versturen naar alle geïnteresseerden binnen jullie regio. Iedereen die bij aanmelding op de landelijke website heeft aangegeven een nieuwsbrief te willen ontvangen, zal jullie lokale nieuwsbrief ontvangen.
Nieuwsbrieven zijn een effectief middel om de betrokkenheid van jullie publiek te vergroten. Ze bieden de kans om belangrijke updates, aankomende evenementen en specifieke acties direct te delen, waardoor de verbondenheid met de lokale geinteresserden groeit en de communicatie wordt versterkt.
¶ Rol
Voor het beheren van een nieuwsbrief is er een specifieke rol beschikbaar. Deze rol geeft toegang tot alle benodigde functies: het maken van een nieuwsbrief, het inzien van de lijst met abonnees, en het verzenden van de nieuwsbrief.
Deze rol kan desgewenst worden gecombineerd met een andere rol binnen XR CRM, maar dit is niet verplicht. Voor het aanvragen van deze rol kun je contact opnemen met het XR CRM-team.
¶ Functies
De functies die het nodig zijn om een nieuwsbrief te verzorgen zijn: e-mailsjabloon, Target lists en campaigns. Deze zijn te vinden in de menu opties.
¶ Email sjabloon
De nieuwsbrief stel je op als e-mailsjabloon, op dezelfde manier als het opstellen van e-mailsjablonen voor individuele berichten naar rebellen. Meer hierover lees je hier. Het is handig om het nieuwsbriefsjabloon een naam te geven die duidelijk de inhoud beschrijft, zoals "Nieuwsbrief LG Nergenshuizen - maart 2024." Zo houd je het overzichtelijk en kun je eenvoudig de juiste nieuwsbrief terugvinden.
¶ Target list
De target list is een automatisch bijgewerkte lijst met nieuwsbriefabonnees die altijd up-to-date is met de nieuwste aanmeldingen. Ook uitschrijvingen (opt-outs) en niet-bestaande e-mailadressen (bounced) worden hierin bijgehouden, zodat je zeker weet dat de nieuwsbrief alleen naar actieve, geïnteresseerde ontvangers wordt gestuurd. Deze lijst wordt volledig geautomatiseerd beheerd, dus hier hoef je zelf niets aan te wijzigen.
¶ Campaigns
Binnen een campagne worden de nieuwsbrieven verzonden. Hoewel het mogelijk is om voor elke nieuwsbrief een nieuwe campagne aan te maken, raden we aan om alle nieuwsbrieven binnen één campagne te bundelen. Dit houdt het beheer overzichtelijk en zorgt voor een efficiënte organisatie van alle verzonden mailings.
¶ Jullie eerste campaign
Selecteer het menu-item Campaign.
Er opent zich nu de inhoud van de net gecreeerde Campaign.
Nu kan je het verzenden van de nieuwsbrief configureren.
Name: Dit veld is al ingevuld, maar voor een overzichtelijke administratie is het handig om een herkenbare naam te gebruiken, bijvoorbeeld "Nieuwsbrief maart 2024."
Date Start: Vul hier de datum en tijd in waarop de nieuwsbrief wordt verstuurd. Het eerste veld is voor de datum en het tweede voor de tijd. Kies een tijdstip in de toekomst. Het is verstandig dit veld pas in te vullen als de nieuwsbrief volledig klaar is om te voorkomen dat een conceptnieuwsbrief per ongeluk wordt verstuurd.
Het versturen zal na dit moment starten maar hoeft niet persé op dit moment te starten. Eén en ander is afhankelijk van de belasting en interne klokken van het systeem. In de praktijk zal het tussen de 5 minuten en een half uur zijn.
Om de belasting van XR CRM te begrenzen worden er maximaal 600 e-mails per uur verstuurd.
Email Template: Selecteer hier het e-mailsjabloon dat je eerder hebt aangemaakt, bijvoorbeeld "Nieuwsbrief LG Nergenshuizen - maart 2024."
From Name: Dit veld kan, maar hoeft niet, worden aangepast. Overweeg hier de naam van je lokale groep in te vullen, zoals "Extinction Rebellion Nergenshuizen" in dit voorbeeld.
Vul deze velden in en controleer of alles correct is voordat je de campagne opslaat.
Let op! Laat alle andere velden ongemoeid. Een verkeerde selectie in deze velden kan ertoe leiden dat de nieuwsbrief niet of slechts gedeeltelijk wordt verzonden.
Sla deze configuratie op door op "Save" te klikken. Alles is nu gereed en de nieuwsbrief zal vanaf het ingestelde tijdstip automatisch worden verstuurd.
Stuur een testexemplaar naar jezelf
Vanuit het campaign-mass email scherm heb je een knop waarmee je jezelf een testexemplaar kan sturen. Dit exemplaar wordt verstuurd naar het e-mailadres dat binnen XR CRM is gekoppeld aan je account. Ja kan dit e-mailadres controleren door naar je profielpagina te gaan. Voordat je de mailing inplanned is het zeer aan te raden om hiervan gebruik te maken.
¶ Logboek
Na het versturen van de nieuwsbrief wordt er automatisch een logboek bijgehouden. Ga naar de campaign-pagina om dit te bekijken. Zodra alle e-mails zijn verzonden, wordt de status achter de mass email "Nieuwsbrief maart 2024" bijgewerkt naar gereed. Hiermee weet je dat het verzendproces volledig is afgerond.
Aan de rechterkant van het logboek zie je enkele statistieken, zoals:
Het aantal verzonden e-mails.
Hoeveel mensen de e-mail hebben geopend.
Het aantal mensen die zich hebben afgemeld voor de nieuwsbrief (Opted-Out).
Het percentage incorrecte e-mailadressen in de target list.
De nieuwsbrief bevat standaard een Opt-Out optie, waarvoor je zelf geen actie hoeft te ondernemen. Iedereen die zich afmeldt, wordt automatisch uitgesloten van de opvolgende mailings, zodat je enkel relevante ontvangers bereikt.
¶ De volgende nieuwsbrieven.
Voor het opmaken van de volgende nieuwsbrieven volg je de onderstaande stappen:
Creëer een nieuwe e-mailsjabloon: Maak een nieuw sjabloon aan voor de nieuwsbrief die je wilt versturen.
In het Campaign-scherm: Ga naar het Mass Emails gedeelte en klik op het plussymbool. In het venster dat opent, selecteer je het nieuwe e-mailsjabloon dat je hebt aangemaakt en vul je de overige configuratievelden in.
Herhaal deze stappen voor elke nieuwsbrief die je wilt versturen. Zo zorg je ervoor dat elke nieuwsbrief correct wordt ingesteld en verzonden.